Os documentos são essenciais para o funcionamento de setores e segurança de pessoas em uma organização.
Eles também são importantes para a o disciplinamento e a orientação de todas as atividades e os processos para elaborar e entregar produtos e serviços com eficiência e com produtividade e assim manter a competitividade da organização junta às demais organizações e empresas no mercado.
Diretrizes, normas setoriais, procedimentos operacionais e administrativos, checklists, avisos etc. são o resultado de experiências que outros funcionários já tiveram em organizações similares ou na mesma organização e que foram registrados após terem dado certo, após sua contribuição para os objetivos da organização ter tido sucesso.
As diretrizes mostram de forma clara os propósitos de organização sob o acatamento de leis.
Diretrizes refletem para a organização as normas impositivas de órgãos públicos, agências reguladores e empresas de auditoria e de fiscalização.
As normas são de âmbito setorial e traduzem o modus operandi a partir das orientações doutrinárias das diretrizes alinhando ações, atividades e projetos a partir das características e peculiaridades da organização ou da empresa.
Os procedimentos operacionais e administrativos também orientam o modus operandi dos atos, dos processos e dos projetos nas atividades de produção e de apoio à produção dos itens e serviços para os quais a organização se estruturou para existir no mercado.
Normalmente funcionários não têm o hábito de executar suas atividades obedecendo rigorosamente o que já está estabelecido nesse conjunto de legislações quer organização possui. Esse mau hábito é um franco fator de geração de riscos por intermédio de falhas ativas.
Seguir o elenco de legislações e de documentos normativos gera consistência e densidade no conhecimento do profissional. Seu uso na prática produtiva facilita a reflexão da pertinência de se manter as orientações em vigor ou de atualizá-las ou alterá-las.
A única forma de se promover inovação em uma organização é por intermédio do uso dos documentos e da avaliação de possibilidade e da pertinência de se inovar algum método ou produto. Essas densidade e consistência permitirão saber se a inovação é oportuna e segura e se o mercado irá absorver esse bem ou serviço inovado para, somente a partir daí, aplicar recursos financeiros, humanos e técnicos para se inovar.
Existe uma tendência prevalente no mercado acerca do estímulo aos funcionários de inovarem.
Essa tendência acaba esparramando para os critérios impositivos na fase de recrutamento e de seleção. Candidatos com perfil de inovadores têm a propensão de obter sucesso na contratação em relação aos demais "não eleitos".
Como é possível alguém que desconhece todos os elementos e fatores dos ambientes externo e interno de uma organização executar suas atividades sob a pressão da inovação? Se esse funcionário desconhece ou não tem a profundidade necessária de conhecimento circunstancial para propor inovações e sem saber acerca dos eventuais impactos que essa inovação trará aos demais setores da empresa, aos fornecedores e se é, de fato, o que o mercado demanda ou se é o que o cliente está disposto a pagar poderá gerar mais gastos ou, eventualmente, mais prejuízos do que ganhos substanciais.
Executar atividades de elaboração de bens ou de serviço sem o conhecimento profundo dos documentos existentes na organização ou com a ânsia de inovar é um fator de risco que levará a organização às perdas ou mesmo a sinistros.
A “tentativa e erro” e o “vai que dá” porque ninguém ainda fez sem o conhecimento denso e consistente fragiliza a imagem do profissional.
O que diferencia o profissional, o projeta na carreira e o torna empregável é sua aderência às diretrizes, às normas e aos procedimentos existentes em uma organização.
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